X-KPI 初めての予実管理DX化支援
クラウドツールX-KPI

出演者

松下 芝雄
株式会社 パブリックアイデンティティ
代表取締役社長

北島 冬彦
株式会社 日本経済社
経営企画室 室長

四方田 耕児
株式会社 日本経済社
新規事業開発・営業企画室

[ 導入企業×提供企業 対談 ]ムリなく業務効率化が実現、社内の情報の流れが加速

報告から上がってきた見通しと実績にズレがある、担当者によって数値精度が異なり集約業務に追われる、そんな課題を解決する予実管理のクラウドツールX-KPI(クロスケーピーアイ)。業務DXのスモールスタートとしてX-KPIを導入した日本経済社では、想定以上の成果が上がっています。採用の決め手から成果までを語ります。

属人的管理による業務負担の軽減が課題だった

四方田:X-KPI導入以降、私自身が共通のフォームで簡単にデータ入力できるようになり、上司とのコミュニケーションもスムーズになったと感じています。導入前は、会社としてどんな課題感を持っていたのでしょう。

北島:従来の予実管理は、営業部員が個々の帳票で管理していた売上や粗利の見込みを管理職が集約し、毎週、会社指定の定型フォームに入力して申告していました。この属人的な業務による時間と工数の削減が喫緊の課題でした。

四方田:確かにExcelのフォーマットが複数あり、集約業務は大変だったと思います。

北島:何より、広告マーケティングのニーズが多様化し、人を重層的に配置してチームでの協働が不可欠となるなか、リアルタイム性やコミュニケーションの質と量を高め、アイデアを生み出すための情報を均質化するクラウドツールは必須でした。

採用の決め手はユーザー視点とコストパフォーマンス

四方田:さまざまなクラウドツールがあるなかで、X-KPI採用の決め手は何だったのでしょう。

北島:各社のシステムを比較した結果、X-KPIは複雑な業務にも対応できる入力項目のカスタマイズ、マニュアルのわかりやすさや迅速な対応のサポートデスクなど、ユーザー視点の開発やサポートは他社にはない特長を持っていました。コストパフォーマンスの良さもポイントでした。

松下:X-KPIは業務DX化の入口として、小規模の企業さまからご利用いただける予算管理クラウドツールです。全社利用でリアルタイムな情報更新、数値の一元化ができるので、日次や月次、四半期などの予実比較や見通し管理が可能になります。 また、数値集約の効率化はもちろんですが、入力される数値そのものの精度向上にも貢献します。 さらに、組織改変や販売価格変更など、ビジネス変化にも柔軟に対応できるため、変化の激しい広告業界にいらっしゃる貴社のビジネスにフィットします。

四方田:システムのカスタマイズは大変だったのではないでしょうか。

北島:広告会社独特の数字の上げ方があり、さらに当社独自の営業プロセスをパブリックアイデンティティさんに理解してもらい、情報設計に落とし込んでいくのが大変でした。しかし、よく理解して対応してくれました。業種業態を問わず、製造プロセス・販売プロセス・営業プロセスを理解していないと、こうしたシステムは作れません。柔軟に対応できるパブリックアイデンティティさんは、たいしたものだと思いました。

松下:ありがとうございます。北島室長が営業から商談までの業務プロセスをすべて分解し、情報設計の基盤を作ってくださったおかげです。日経社様の場合、案件・プロジェクト・ジョブの3階層で管理されている予実を、「媒体別、クライアント別、営業セクション別」で分類し、管理しています。クラウド上でデータの奥行きを持たせることにより、ホーム画面上でリアルタイムでも四半期でも、進捗や予実差を確認できます。経営層から進捗確認の要求があっても瞬時にレポートが作成できます。

北島:クラウドツールであることと、社員が慣れていないという前提で作られたシステムだった点がよかったです。システム改修のスピードも速く、安心感を持てました。

松下:もともとX-KPIは、柔軟なカスタマイズ性能が特徴のサービスなので、大規模企業はもちろん中小規模企業においても、ムリなくお使いいただけます。 そのため、業務DXの最初の一歩としてご検討いただくサービスとなっています。

手厚いサポートで社内定着。コミュニケーションの質も向上

四方田:導入後も、個人の問い合わせに丁寧に対応してくれるなど、サポートが手厚いなと思いました。

北島:質問への即日回答をはじめ、心理的な負荷の軽減に対して細やかな対応をしてくれました。まさに伴走です。入力の時間や手間、心理的な負荷も勘案し、最小限の機能でリリースでき、おかげで半年ほどで定着しました。

松下:新しいツールの導入で企業様が直面する課題は、導入後の社内定着化です。そこで操作トレーニングはもちろんのこと、日々ストレスなくお使いいただくためにエンドユーザーヒアリングを実施しました。その結果、サポートデスクを身近に感じてもらい、率直なお問い合わせをいただいて、システムへの理解を深めていただけました。

四方田:導入以降、共通のフォームで部会や打ち合せができるので会議の質が上がり、テレワークでも報告・相談がスムーズになったと感じます。

北島:営業部員と管理職、管理職と経営層間でコミュニケーションが活性化し、社内に情報の流通が生まれていると実感します。予実や業務の進捗を全社で一元管理できるようになり、リアルタイムの予実管理、業務報告の効率化が進みました。今後は予実管理に加え、新規案件を迅速に共有できる機能の実装に取り組み、営業プロセス全般をカバーできるシステムに昇華させていきたいと考えています。

「既存書式の帳票で報告」を展開可能とし、コミュニケーション効率も大きく改善できました。

今後の展開・展望について

松下:今後も貴社を始めとした、お客さまからのお問い合わせやご要望にしっかりと向き合い、ストレスフリーな予算管理クラウドサービスとして成長させていきたいと思っています。 入力のしやすさや多彩なダッシュボードなど、業務の効率化だけでなく、精緻な予算管理を実現するX-KPIは、迅速かつ機敏な対応力を企業経営にもたらします。 実は、企業収益に直結するマーケティング分野でもX-KPIは同様の貢献ができると思っています。その視点でも、企業のマーケティングを支援されている貴社と本サービスを通じて、ご一緒させていただくことに、非常に高い価値を見出しています。

四方田:確かに、マーケティングも企業経営同様に、精緻なデータ分析と迅速な対応力が求められています。とはいえ、Excelでの管理が精一杯というクライアント企業さまもまだまだいらっしゃいます。 予算管理においては、ユーザーとしての経験がありますし、マーケティングにおいては、私たち日経社のノウハウを活用することで、X-KPIの活躍分野も広がりそうですね。

松下:多様なソリューションをお持ちの日経社様との協働なら、さらに広く深くお客様のお役に立てると思います。

※内容および出演者の所属・肩書は2022年12月現在のものです